Excel या ज्वेलरी सॉफ्टवेयर: शीट कब काफ़ी है, और कब नहीं

इतने ज्वेलर्स आज भी Excel या रजिस्टर क्यों चलाते हैं

रजिस्टर का कोई खर्च नहीं, और Excel शीट का बहुत कम। आप इन्हें पहले से चलाना जानते हैं, कोई लॉगिन नहीं, और कोई आपको प्लान नहीं बेच रहा। जिस शॉप में मालिक खुद काउंटर पर बैठता है, हर पीस ज़ुबानी याद है और हर बिल खुद लिखता है, वहाँ यह सच में फ़ायदा है।

Excel लचीला भी है: ज़रूरत हो तो कॉलम जोड़ें, वज़न से सॉर्ट करें, दिन की बिक्री का टोटल लगाएँ और फ़ाइल अपने CA को भेज दें। बहुत-सी शॉप के लिए यह सालों चलता है।

दिक्कतें धीरे-धीरे आती हैं: दूसरा सेल्समैन, दिन में दो बार बदला रेट, आधा UPI से चुकाया पुराना सोना, HSN समरी माँगता CA। शीट में हर काम छोटा है; सब मिलकर पूरी शाम खा जाते हैं, और गलतियाँ घुस आती हैं।

Excel कब काफ़ी है

• कम स्टॉक। कुछ सौ पीस, जिन्हें आप एक दोपहर में हाथ से गिन सकें।
• एक काउंटर, एक बिल बनाने वाला। जो शीट जानता है, वही हर बिल बनाता है।
• कम एक्सचेंज। पुराना सोना कभी-कभार आता है, तो उसका हिसाब कागज़ पर हो जाता है।
• सीधा दाम। ज़्यादातर पीस पर मेकिंग एक ही तरह लगता है, और रेट सुबह एक बार डलता है।
• CA आपकी शीट से खुश है। वो हर महीने आपका सेल्स टोटल और बिल बुक बिना शिकायत ले लेते हैं।

ज्वेलरी शॉप के लिए Excel कहाँ टूटता है

शीट को उतना ही पता है जितना आप उसमें टाइप करते हैं। ज्वेलरी का दाम चार बदलती चीज़ों पर टिका है: दिन का रेट, सही वज़न, शुद्धता और मेकिंग। आम तौर पर शीट यहीं धोखा देती है।

सोने और चाँदी के रेट

शीट में रेट एक सेल में होता है, और उसे बदलते ही उससे जुड़ा हर दाम बदल जाता है। यह तब तक अच्छा लगता है जब तक ग्राहक सुबह बताए दाम वाले पीस के लिए लौटकर नहीं आता और शीट अब दूसरा दाम दिखा रही होती है।

अच्छा ज्वेलरी सॉफ्टवेयर बिल को उसी रेट पर रखता है जिस पर दाम बताया गया था, और नया रेट सिर्फ़ नए बिलों पर लगाता है। 24K, 22K, 18K और चाँदी के रेट साथ-साथ रहते हैं।

पुराने सोने का एक्सचेंज

पुराने सोने का हिसाब अलग है: तौलें, शुद्धता जाँचें, फ़ाइन वज़न निकालें, पुराने सोने के रेट पर कीमत लगाएँ और बिल से घटाएँ। Excel में यह अक्सर अलग पर्ची या बगल का हिसाब होता है, और पुराना सोना शायद ही कभी स्टॉक शीट तक पहुँचता है।

अच्छे ज्वेलरी सॉफ्टवेयर में पुराना सोना नए पीस के साथ उसी बिल पर रहता है, और बिल सेव होते ही आपके पुराने सोने के स्टॉक में जुड़ जाता है। यह हिसाब खुद पुराना सोना एक्सचेंज कैलकुलेटर पर लगाकर देखें।

हर पीस और हर बिल पर HUID

BIS हॉलमार्किंग में हॉलमार्क वाले सोने के पीस पर तीन निशान होते हैं: BIS का लोगो, कैरेट और फ़ाइननेस में शुद्धता, और 6 कैरेक्टर का HUID। ग्राहक BIS Care ऐप में HUID खुद जाँच सकता है। इसलिए आपके बिल का HUID पीस से हूबहू मिलना चाहिए।

शीट में HUID एक और कॉलम है जिसे किसी को हाथ से बिल पर उतारना पड़ता है। एक अक्षर गलत, और बिल पीस से नहीं मिलता। अच्छा सॉफ्टवेयर HUID को स्टॉक से बिल की लाइन तक खुद ले जाता है, और HUID से पीस ढूँढने देता है। HUID कोड खुद क्या है, यह HUID क्या है में है। पीस को HUID और टैग कैसे मिलते हैं, यह HUID के साथ स्टॉक की गाइड में है।

GST और आपका CA

ज्वेलरी पर 3% GST लगता है: आपके राज्य के ग्राहक के लिए 1.5% CGST और 1.5% SGST, दूसरे राज्य के ग्राहक के लिए 3% IGST, और बिल पर HSN कोड। शीट यह जोड़ कर सकती है, पर तभी जब हर बिल सही टाइप हो, और फिर भी किसी को GSTR-1 और GSTR-3B के लिए महीने के आँकड़े जोड़ने पड़ते हैं।

जब हर बिल सॉफ्टवेयर में बनता है, तो GST के आँकड़े उन्हीं बिलों से आते हैं, मिलान करने को कुछ नहीं बचता। आपके बिलों को कौन-से नियम मानने हैं, यह GST बिलिंग गाइड में है।

स्टाफ, उधारी और शाम की गिनती

जो भी फ़ाइल खोले, वो दाम बदल सकता है, लाइन मिटा सकता है या आपकी लागत देख सकता है। उधारी अक्सर अलग कॉपी में रहती है, और दिन के कैश, UPI और कार्ड के टोटल हर शाम हाथ से मिलाए जाते हैं।

एक उदाहरण: एक बिल, हाथ से और सॉफ्टवेयर से

नीचे के रेट हिसाब आसान रखने के लिए मान लिए गए हैं। अपने दिन के रेट लगाएँ।

ग्राहक 10.000 ग्राम की 22K चेन लेती है। मान लें आपका 22K रेट ₹9,000 प्रति ग्राम है और मेकिंग 12% है। सोने की कीमत: 10 × 9,000 = ₹90,000। मेकिंग: 90,000 का 12% = ₹10,800। टैक्स से पहले: ₹1,00,800। 3% GST: ₹3,024 (₹1,512 CGST और ₹1,512 SGST)। बिल का टोटल: ₹1,03,824।

वो 5.000 ग्राम की पुरानी 22K अँगूठी भी देती है, जो जाँच में 91.6% निकलती है। फ़ाइन वज़न: 5 × 0.916 = 4.580 ग्राम। मान लें फ़ाइन सोने का आपका पुराना-सोना रेट ₹9,500 प्रति ग्राम है: 4.580 × 9,500 = ₹43,510। वो ₹1,03,824 − ₹43,510 = ₹60,314 देती है, कुछ कैश में और कुछ UPI से। उसी बिल पर पुराना सोना आए तो GST कैसे दिखे, यह अपने CA से तय करें।

शीट में यह सात-आठ जोड़-घटाव, दो रेट, एक शुद्धता और पेमेंट का बँटवारा है, सब हाथ से टाइप, ग्राहक के इंतज़ार करते-करते। ज्वेलरी सॉफ्टवेयर में टैग स्कैन करें, पुराना सोना और पेमेंट जोड़ें, और यही आँकड़े हर लाइन के साथ निकल आते हैं। किसी भी पीस का दाम मुफ़्त सोने की कीमत कैलकुलेटर पर जाँचें।

मुफ़्त ज्वेलरी स्टॉक शीट: कौन-से कॉलम रखें

अगर अभी Excel पर ही रहना है, तो स्टॉक शीट इन कॉलम के साथ बनाएँ। हर पीस की एक लाइन। यही कॉलम आगे सॉफ्टवेयर पर आना भी आसान बनाते हैं, क्योंकि शीट जैसी है वैसी ही लाई जा सकती है।

टैग नंबर। हर पीस का अलग, कभी दोबारा इस्तेमाल न हो।

आइटम का नाम और कैटेगरी। जैसे चेन, अँगूठी, कंगन, कान की बाली।

धातु। सोना, चाँदी, या जो और धातु आप रखते हैं।

शुद्धता। कैरेट और फ़ाइननेस, जैसे 22K और 916।

ग्रॉस वज़न (ग्राम)। पूरा वज़न, तीन दशमलव तक।

स्टोन वज़न (ग्राम)। स्टोन, मोती या धातु के अलावा बाकी हिस्सों का वज़न।

नेट वज़न (ग्राम)। ग्रॉस में से स्टोन वज़न घटाकर। सोने का चार्ज इसी पर लगता है।

मेकिंग का तरीका और रकम। प्रतिशत, प्रति ग्राम या फिक्स, और उसका आँकड़ा।

स्टोन की जानकारी और कीमत। कौन-से स्टोन हैं और उनका क्या लेते हैं।

HUID। 6 कैरेक्टर का कोड, ध्यान से लिखा हुआ।

सप्लायर या कारीगर। किसने बनाया या दिया।

खरीद की तारीख और लागत। यह कॉलम काउंटर स्टाफ से छिपाकर रखें।

जगह। काउंटर, ट्रे या लॉकर।

स्टेटस। स्टॉक में, बिक गया, कारीगर के पास, या अप्रूवल पर बाहर।

बिल नंबर और बिक्री की तारीख। पीस बिकने पर भरें।

पुराने सोने के लिए दूसरी शीट रखें (तारीख, बिल नंबर, वज़न, जाँची शुद्धता, फ़ाइन वज़न) और ग्राहकों की उधारी के लिए तीसरी। हर शाम फ़ाइल की तारीख वाली कॉपी सेव करें।

Excel से ज्वेलरी सॉफ्टवेयर पर कैसे आएँ

• पहले शीट साफ़ करें। हर पीस की एक लाइन, कोई मर्ज सेल नहीं, बीच में टोटल नहीं, और वज़न नंबर में, टेक्स्ट में नहीं।
• ट्रे गिनें। जाने से पहले शीट के हर पीस को ट्रे से मिलाकर टिक करें। गायब या फ़ालतू पीस पकड़ने का यही सबसे अच्छा दिन है।
• शीट लाएँ, दोबारा टाइप न करें। अच्छा सॉफ्टवेयर आपकी Excel शीट इम्पोर्ट करता है और कुछ भी जोड़ने से पहले वो लाइनें दिखाता है जिन्हें दोबारा देखना है।
• ग्राहक और उधारी भी लाएँ। नाम, फ़ोन नंबर और किसका कितना बाकी है।
• कुछ समय दोनों चलाएँ। पहले महीने के आँकड़े मिलने तक पुरानी शीट संदर्भ के लिए रखें।
• CA को दिखाएँ। महीना बंद होने से पहले उन्हें एक सैंपल बिल और GST के आँकड़े दिखा दें।
• डेटा आपका रहे। जाँच लें कि बिल, स्टॉक और ग्राहक कभी भी वापस Excel में एक्सपोर्ट हो सकें।

CaratOS में Excel से आना कैसे होता है

CaratOS भारतीय ज्वेलर्स के लिए ज्वेलरी बिलिंग और शॉप मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर है, जिसे Izara Gems Pvt. Ltd., दिल्ली ने बनाया है। यह ब्राउज़र में app.caratos.co.in पर, अंग्रेज़ी या हिंदी में चलता है।

आपकी शीट आ जाती है। सेटअप के समय अपना ओपनिंग स्टॉक Excel शीट से इम्पोर्ट करें। हर लाइन में वज़न, शुद्धता और टैग नंबर जाँचे जाते हैं, और कुछ भी जोड़ने से पहले वो लाइनें दिखती हैं जिन्हें दोबारा देखना है। Excel या पुराने सॉफ्टवेयर से आने में मदद हर प्लान पर है: अपनी शीट हमें भेजें, हम आपका स्टॉक, ग्राहक और उधारी ले आते हैं, और हर लाइन आप जाँचते हैं।

स्टॉक और टैग। हर पीस का वज़न, शुद्धता, मेकिंग, स्टोन, HUID और वो कहाँ रखा है, सब दर्ज रहता है। टैग नंबर, शुद्धता, वज़न और HUID के साथ प्राइस टैग प्रिंट करें, और टैग, नाम या HUID से ढूँढें।

बिलिंग। टैग स्कैन करें और पीस आपके दिन के रेट पर, मेकिंग और स्टोन लाइन-दर-लाइन के साथ लग जाता है। खुले बिल उसी रेट पर रहते हैं जिस पर दाम बताया गया था। पुराना सोना उसी बिल पर, GST CGST और SGST या IGST के रूप में, और हर लाइन पर HUID। देखें बिलिंग और पुराना सोना।

आपका CA और आपका डेटा। रिपोर्ट में GSTR-1 और GSTR-3B के आँकड़े HSN समरी के साथ मिलते हैं। Starter पर Excel और Tally एक्सपोर्ट; Growth में Tally लाइव सिंक भी। बिल, स्टॉक और ग्राहक कभी भी Excel में एक्सपोर्ट करें। ज़्यादा आपका डेटा पर।

दाम। Starter ₹1,199 महीना और Growth ₹3,999 महीना, GST शामिल। आप बिना कार्ड 15 दिन का Starter ट्रायल माँग सकते हैं; यह तब शुरू होता है जब CaratOS आपकी रिक्वेस्ट मंज़ूर करता है। देखें प्राइसिंग।

CaratOS आज क्या नहीं करता

CaratOS गिरवी (गोल्ड लोन), RFID या मैन्युफ़ैक्चरिंग BOM नहीं करता, और इसका Android ऐप नहीं है। यह ऑनलाइन चलता है, इसलिए काउंटर पर इंटरनेट चाहिए; CaratOS Desktop जल्द आ रहा है। अगर आज आपकी शॉप शीट पर ठीक चल रही है, तो कोई जल्दी नहीं: ऊपर वाली स्टॉक शीट रखें, और जब वो आपका समय खाने लगे तब हमसे बात करें।

शॉप मालिक जो पूछते हैं