ज्वेलरी शॉप मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर: पूरी शॉप एक जगह से चलाएँ

ज्वेलरी शॉप मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर असल में क्या-क्या संभालता है

ज़्यादातर शॉप एक बिलिंग प्रोग्राम से शुरू करती हैं और बाकी सब रजिस्टर, Excel शीट और किसी की याददाश्त में रखती हैं। मुश्किल तब शुरू होती है जब ये आपस में मेल नहीं खाते: स्टॉक रजिस्टर कुछ कहता है, गल्ला कुछ और, और किसी को नहीं पता कि पिछली दिवाली का पैसा किस ग्राहक पर अभी बाकी है।

शॉप मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर पूरे दिन को एक जगह रखता है। एक बिल पीस को स्टॉक से निकालता है, लिया गया पुराना सोना जोड़ता है, कैश और UPI दर्ज करता है, और ग्राहक की उधारी अपडेट करता है। रात को आँकड़े अपने आप मिल जाते हैं, क्योंकि सब उन्हीं बिलों से आए हैं।

लोग इसे कई नामों से खोजते हैं: ज्वेलरी शॉप के लिए सॉफ्टवेयर, ज्वेलरी शॉप सॉफ्टवेयर, jewellery retail software India या ज्वेलरी बिलिंग ऐप। नाम से ज़्यादा ज़रूरी ये है कि वो नीचे के काम संभालता है या नहीं।

सुबह से दोपहर: रेट, काउंटर और पुराना सोना

सुबह के रेट। दिन भाव से शुरू होता है। आप आज के सोने और चाँदी के रेट हर शुद्धता के लिए एक बार डालते हैं, और हर नया बिल उन्हीं से बनता है। जाँच लें कि खुला एस्टिमेट उसी रेट पर रहे जो बताया गया था, ताकि लंच के बाद लौटने वाला ग्राहक हैरान न हो।

काउंटर बिलिंग। टैग स्कैन करें, और पीस का दाम वज़न, शुद्धता, मेकिंग और स्टोन से लाइन-दर-लाइन लगता है। ग्राहक देखता है कि दाम कैसे बना, और HUID बिल पर आ जाता है।

पुराना सोना उसी बिल पर। ग्राहक का पुराना सोना तौलें, शुद्धता जाँचें, और सॉफ्टवेयर फ़ाइन वज़न निकालता है, पुराने सोने के रेट पर कीमत लगाता है और देने वाली रकम से घटा देता है। न दूसरी पर्ची, न कैलकुलेटर पर हिसाब।

एस्टिमेट, ऑर्डर और रिपेयर। कई ग्राहक तय करने से पहले दाम पूछते हैं। एस्टिमेट, रिटर्न, ऑर्डर और रिपेयर बिल वाली स्क्रीन पर ही होने चाहिए, ताकि कुछ भी दो बार न लिखना पड़े। बिल को गहराई से समझने के लिए हमारी बिलिंग सॉफ्टवेयर गाइड पढ़ें।

ग्राहक, उधारी और स्कीम

ग्राहक की हिस्ट्री और KYC। नाम या मोबाइल से खोजें और दाम बताने से पहले देखें कि ग्राहक ने क्या खरीदा, कौन-सा पुराना सोना दिया और उस पर अभी क्या बाकी है। KYC के कागज़ निजी तौर पर रखे होने चाहिए, किसी दराज़ या फ़ोन गैलरी में पड़े नहीं।

उधारी और WhatsApp रिमाइंडर। हर बकाया बिल एक लिस्ट में, सबसे पुराना पहले, और आंशिक पेमेंट दर्ज। रकम और बिल की तारीख के साथ एक विनम्र WhatsApp रिमाइंडर बिना अटपटे फ़ोन कॉल के पैसा वापस लाता है।

क्रेडिट लिमिट। तय करें कि हर ग्राहक पर कितनी उधारी हो सकती है, और कोई बिल उसे लिमिट से ऊपर ले जाए तो पहले ही काउंटर पर चेतावनी दिखे।

स्कीम (किटी) और लॉयल्टी। महीने की गोल्ड स्कीम में हर मेंबर के पेमेंट का हिसाब, हर किस्त से पहले रिमाइंडर, और स्कीम किसी बिल पर रिडीम होने का साफ़ रिकॉर्ड चाहिए। लॉयल्टी पॉइंट और गिफ़्ट वाउचर ग्राहकों को शादी और त्योहारों पर वापस लाते हैं।

शाम: गल्ला और दिन के आखिर का हिसाब

कई दिनों का सबसे मुश्किल हिस्सा गल्ला बंद करना होता है। दराज़ का कैश, शुरुआती कैश और मिले कैश में से दिए गए कैश और खर्च घटाकर, उसके बराबर होना चाहिए। अगर सॉफ्टवेयर कैश बुक रखता है, तो वो किसी भी पल दिखा सकता है कि दराज़ में कितना होना चाहिए, ताकि गड़बड़ उसी शाम पकड़ में आए, महीने के आखिर में नहीं।

दिन का हिसाब एक स्क्रीन पर होना चाहिए: बिक्री, कैश, UPI और कार्ड से मिला पैसा, लिया गया पुराना सोना, और आज के बिलों पर अभी क्या बाकी है। कुछ शॉप सॉफ्टवेयर मालिक को ये आँकड़े हर रात WhatsApp पर भी भेजते हैं, जो तब काम आता है जब आप शॉप पर नहीं होते।

स्टाफ, डिस्काउंट लिमिट और कॉस्ट प्राइस

• जब काउंटर पर एक से ज़्यादा लोग काम करें, तो एक्सेस मायने रखता है। ये चीज़ें देखें:
• हर व्यक्ति का अपना लॉगिन, मालिक, स्टोर मैनेजर, सेल्समैन या अकाउंटेंट जैसे रोल के साथ, ताकि हर कोई सिर्फ़ अपना हिस्सा देखे।
• हर सेल्समैन की डिस्काउंट लिमिट। उससे बड़ा डिस्काउंट फ़ोन या कंप्यूटर से मालिक की हाँ का इंतज़ार करता है।
• कॉस्ट प्राइस और मार्जिन छिपा हुआ, जिससे भी आप चाहें। सेल्समैन टैग प्राइस पर बेचते हैं; आँकड़े आप और आपके CA देखते हैं।
• हर बदलाव की हिस्ट्री: रेट किसने सेव किए, बिल किसने बदला और डिस्काउंट किसने मंज़ूर किया, और कब।
• एक टैप में एक्सेस बंद जब कोई नौकरी छोड़े।

कारीगर, ब्रांच और GST का महीने का आखिर

कारीगर और जॉब वर्क। जानें कि कौन-सा पीस या धातु किस कारीगर के पास है, और कब वापस आनी है। बड़ी वर्कशॉप को प्रोडक्शन के स्टेज, कारीगर की मज़दूरी और वेस्टेज भी चाहिए।

एक से ज़्यादा ब्रांच। हर ब्रांच का अपना स्टॉक, बिल, कैश और स्टाफ हो, ब्रांचों के बीच ट्रांसफ़र दर्ज हों, और मालिक सब देख सके।

CA के साथ GST का महीने का आखिर। हर बिल GST बिल होना चाहिए: 3% GST, CGST और SGST के रूप में, या दूसरे राज्य के ग्राहक के लिए IGST। महीने के आखिर में आपके मुनीम या CA को GSTR-1 और GSTR-3B के आँकड़े और HSN सारांश चाहिए, Excel या Tally एक्सपोर्ट के साथ। CA के लिए अलग सिर्फ़-देखने वाला लॉगिन हर महीने की पेन ड्राइव बचाता है। स्टॉक और HUID हमारी स्टॉक गाइड में हैं।

फ़ोन या कंप्यूटर, क्लाउड या डेस्कटॉप, हिंदी या अंग्रेज़ी

• क्लाउड सॉफ्टवेयर ब्राउज़र में चलता है। आप घर बैठे फ़ोन से दिन की बिक्री देख सकते हैं, और कुछ इंस्टॉल नहीं करना पड़ता। दिक्कत ये है कि काउंटर पर इंटरनेट चाहिए।
• डेस्कटॉप सॉफ्टवेयर रिकॉर्ड शॉप के अपने कंप्यूटर पर रखता है और नेट बंद होने पर भी चलता रहता है। दिक्कत ये है कि उस कंप्यूटर और उसके बैकअप की देखभाल आपको खुद करनी होती है।
• ऑफ़लाइन की चिंता असली है। अगर आपके इलाके में इंटरनेट अक्सर जाता है, तो हर बेचने वाले से साफ़ पूछें कि नेट जाने पर काउंटर पर क्या होता है, और गोलमोल जवाब न मानें।
• भाषा। अगर आपका स्टाफ हिंदी में ज़्यादा सहज है, तो जाँचें कि हर व्यक्ति अपनी भाषा खुद चुन सके, पूरी शॉप के लिए एक ही सेटिंग नहीं।

आपका डेटा: सुरक्षा, और उसे साथ ले जाना

आपके बिल, स्टॉक और ग्राहक शॉप की याददाश्त हैं। चुनने से पहले पूछें कि आपका डेटा कौन देख सकता है, सॉफ्टवेयर कंपनी का अपना सपोर्ट स्टाफ भी, और जब वो देखें तो क्या आपको पता चलेगा। पूछें कि क्या आपका डेटा दूसरी शॉप के डेटा से अलग रखा जाता है और एन्क्रिप्ट होकर भेजा जाता है।

सबसे ज़रूरी, पूछें कि छोड़ना हो तो कैसे। आपको अपने रिकॉर्ड कभी भी Excel में एक्सपोर्ट कर पाने चाहिए, ट्रायल खत्म होने या पैसे देना बंद करने के बाद भी। जो सॉफ्टवेयर आपके हिसाब को बंधक बना ले, वो किसी भी दाम पर घाटे का सौदा है। अगर आप खर्च की तुलना कर रहे हैं, तो हमारी कीमत की गाइड बताती है कि क्या देखें।

ज्वेलरी ERP सॉफ्टवेयर या आसान शॉप सॉफ्टवेयर: किसे क्या चाहिए

• एक काउंटर, मालिक खुद चलाते हैं: आसान शॉप सॉफ्टवेयर काफ़ी है। पुराने सोने के साथ बिलिंग, स्टॉक, उधारी, गल्ला और GST के आँकड़े पूरा दिन संभाल लेते हैं।
• कुछ स्टाफ वाली फ़ैमिली शॉप: इसमें स्टाफ लॉगिन, डिस्काउंट लिमिट, छिपा कॉस्ट प्राइस, स्कीम और अपने आप जाने वाले रिमाइंडर जोड़ें।
• कई ब्रांच, B2B या वर्कशॉप: यहीं भारत में ज्वेलरी ERP सॉफ्टवेयर की जगह बनती है: ट्रांसफ़र के साथ ब्रांच, मेमो, कैश और धातु में ट्रेड खाते, खरीद की बही, प्रोडक्शन और कारीगर की मज़दूरी।
• ज़रूरत से ज़्यादा खरीदने से बचें। पूरा ERP जिसे आपका स्टाफ इस्तेमाल न करे, उस आसान सिस्टम से महँगा पड़ता है जिसे वो रोज़ चलाएँ। जो चाहिए उससे शुरू करें, और पक्का करें कि बाद में आगे बढ़ सकें।

CaratOS इसे कैसे संभालता है

CaratOS भारतीय ज्वेलर्स के लिए Izara Gems Pvt. Ltd. का बनाया ज्वेलरी बिलिंग और शॉप मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर है। ये फ़ोन, टैबलेट या कंप्यूटर के ब्राउज़र में चलता है, कुछ इंस्टॉल नहीं करना पड़ता, और शॉप में हर व्यक्ति इसे अंग्रेज़ी या हिंदी में चला सकता है।

ये ऊपर बताया पूरा दिन संभालता है: आज के रेट, उसी बिल पर पुराने सोने के साथ बिलिंग, एस्टिमेट, ऑर्डर और रिपेयर, HUID के साथ स्टॉक, निजी KYC कागज़ों के साथ ग्राहक की हिस्ट्री, WhatsApp रिमाइंडर के साथ उधारी, कैश बुक और दिन का हिसाब, कारीगर के काम, और आपके CA के लिए मुफ़्त सिर्फ़-देखने वाले लॉगिन के साथ GST के आँकड़े। रोल, डिस्काउंट लिमिट और छिपा कॉस्ट प्राइस टीम और एक्सेस पर हैं; उधारी और गल्ला उधारी और पैसा पर; स्कीम और लॉयल्टी ग्राहक और स्कीम पर। Growth में 5 लोग, एक से ज़्यादा ब्रांच, किटी स्कीम, अपने आप जाने वाले रिमाइंडर और रात का WhatsApp सारांश जुड़ते हैं। CaratOS आज गिरवी (गोल्ड लोन) या RFID नहीं करता।

CaratOS आज ऑनलाइन चलता है, इसलिए काउंटर पर इंटरनेट चाहिए। जो शॉप अपने रिकॉर्ड अपने कंप्यूटर पर चाहती हैं, उनके लिए CaratOS Desktop जल्द आ रहा है; ये अभी आया नहीं है और इसकी कोई तारीख नहीं है। CaratOS आपके डेटा का ध्यान कैसे रखता है, और उसे एक्सपोर्ट कैसे करें, ये आपका डेटा पर है। सारे फ़ीचर देखें, प्राइसिंग मिलाएँ, या डेमो बुक करें।

शॉप मालिक जो पूछते हैं